Lý do quản lý bán hàng bằng Excel dần bị thay thế?

Việc quản lý bán hàng bằng Excel là một trong  những phương pháp quản lý được sử dụng từ xưa đến nay, khá thông dụng. Nhưng với nhu cầu quản lý ngày càng cao và với sự phát triển công nghệ thì việc lựa chọn dùng Excel để quản lý liệu có còn tối ưu cho cửa hàng.

Khó khăn khi kiểm soát, xem số liệu

Quản lý bán hàng khó khăn nhất là kiểm soát đơn hàng. Vì vậy với số lượng đơn hàng lớn, việc tổng hợp, xem xét sẽ gặp nhiều khó khăn, tốn nhiều thời gian. Chưa kể dữ liệu sẽ bị phân tán và không được thống nhất. Dễ gây lạc mất đơn hàng cho doanh nghiệp.

Dễ sai công thức tính toán

Phần mềm Excel hoạt động trên các hàm toán, bắt buộc người sử dụng Excel cần có kiến thức về các hàm tính toán này để có thể tự tạo lập công thức và chỉnh sửa khi cần thiết . Nếu việc thiết lập bị sai hay nhầm lẫn công thức thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc tổng hợp dữ liệu.

Nhập liệu thủ công, dễ sai sót, dễ mất số liệu

Khi sử dụng Excel trong quản lý bán hàng, sau khi bán hàng thì nhân viên sẽ phải nhập lại bằng tay lên Excel  và điều này có thể gây ra nhiều vấn đề. Đầu tiên việc nhập liệu này rất dễ xảy ra sai sót và nhầm lẫn, đặc biệt khi số lượng đơn hàng quá nhiều. Nếu muốn khắc phục hậu quả, nhân viên phải tìm ra lỗi bằng cách dò số liệu gây ra sự lãng phí thời gian và công sức rất nhiều. Và do vậy cửa hàng cần thêm nhân viên để kiểm tra dò soát lại, làm mất rất nhiều thời gian dành cho việc nhập liệu.

Bên cạnh đó, phương pháp này cũng đưa đến nguy cơ mất số liệu rất cao nếu gặp trục trặc về máy tính hay phần mềm.

Những khó khăn khác

Excel còn không thể tự tổng hợp các số liệu thành một báo cáo cụ thể, Khó khăn khi tạo báo cáo

Tính bảo mật thấp, dễ bị đánh cắp thông tin.

Không thể truy cập cùng một lúc với nhiều nhân viên

TƯƠNG LAI VỚI PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Công nghệ ngày càng phát triển. Việc quản lý bán hàng bằng Excel đã dần không còn phù hợp trong việc quản lý bán hàng hiện nay. Tuy có nhiều nhược điểm như vậy nhưng vẫn có một số cửa hàng vẫn tiếp tục sử dụng bởi vì sự quản lý đơn giản, đặc biệt là không hề tốn phí . Và cũng có một số khác đã có những hướng đi mới đến những phương pháp quản lý đơn hàng khác thay cho file Excel để nâng cao sự hiệu quả cho cửa hàng.Và đã đạt được nhiều thành quả lớn vì sự hiện đại và tiết kiệm của phần mềm quản lý bán hàng.