QUẢN LÝ KHO HÀNG:  LỰA CHỌN GIỮA TRUYỀN THỐNG HAY HIỆN ĐẠI

Quản lý kho hàng là công việc phải đối mặt với nhiều khó khăn: thiếu hụt hàng hóa, tốn kém nhân lực, ảnh hưởng đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh khác của công ty,... Hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn đang tiếp tục  quản lý các kho hàng bằng kinh nghiệm thủ công, Bên cạnh đó, cũng đã có nhiều doanh nghiệp đã áp dụng công nghệ để tiết kiệm nhân công và tăng hiệu quả. 

 Vậy nên câu hỏi đặt ra là có thể không có một trong hai yếu tố đó trong việc quản lý kho hàng hiện nay hay không và đâu là nhân tố quyết định trong bối cảnh hiện nay. 

Thông thường quản lý hàng hóa theo cách thủ công sẽ có nhiều bước trong quy trình, chưa kể khi doanh nghiệp có nhiều kho trở lên. Việc này dẫn đến quản lý truyền thống sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Sau đây là một số khó khăn lớn thường gặp.

1. Thất thoát hàng hóa, mất dữ liệu do làm thủ công, sổ sách

Việc áp dụng cách quản lý kho truyền thống trên giấy tờ, sổ sách/excel thì việc mất dữ liệu hoàn toàn có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Hoặc không ít chủ shop thời trang có thói quen ghi tạm phiếu kiểm kho vào tờ lịch cũ rồi chẳng nhớ nổi mình đã kẹp nó ở đâu. 

Đối với phần mềm excel thì chỉ cần máy tính hỏng, virut tấn công, nhân viên gian lận có ý đồ chỉnh sửa hay xóa dữ liệu, quá nhiều rủi ro có thể khiến bạn mất trắng dữ liệu. Nếu cứ mãi "đắm chìm" trong những phương thức quản lý cũ, bạn sẽ bị bỏ lại trong cuộc đua kinh doanh khắc nghiệt.

Các mặt hàng xuất ra nhập vào không khai báo mã vạch dẫn đến việc khi tiến hành kiểm khó gặp khó khăn, hàng hóa trong kho để lộn xộn, hàng mới hàng cũ lẫn lộn nhau không theo vị trí cụ thể nên khi kiểm hàng cũng không thể phân biệt nổi. Thậm chí hàng hóa mất chưa chắc bạn đã nắm được ngay.

Tình trạng thất thoát hàng hóa liên tục xảy ra, gây ra ảnh hưởng không nhỏ đến doanh thu của cửa hàng, nhưng chỉ với việc quản lý sổ sách chủ cửa hàng khó để quy trách nhiệm cụ thể cho nhân viên nào gây thất thoát hàng để kịp thời ngăn chặn điều chỉnh. Nếu quy trách nhiệm chung thì sẽ gây mâu thuẫn, hiểu nhầm, mà chẳng giải quyết được vấn đề. Đã thất thoát hàng hóa, nhân viên lại còn bỏ đi, sẽ chỉ còn mình bạn với đống hàng hóa ngổn ngang. 

2. Chi phí nhân sự tăng cao

Doanh nghiệp sẽ phải tốn kém nhiều chi phí để thuê nhân viên kiểm kho, quản lý hàng hóa, kế toán.....Mà hiệu quả không đúng ý. Chưa kể việc giao toàn quyền cho nhân viên kiểm kho, chủ cửa hàng dường như sẽ phải đối mặt với rủi ro thất thoát hàng hóa do nhân viên gian lận, thất thoát hàng hóa.

 Vậy nên hiện nay rất nhiều shop thời trang bắt đầu lựa chọn công nghệ làm trợ lý giám sát thay cho mình, vừa tiết kiệm 30-50% chi phí nhân viên lại còn cập nhật được báo cáo kho hàng từng giây, từng phút. Bất cứ một sự sai lệch nào, dù là nhỏ nhất cũng dễ dàng kiểm tra, đối chiếu với từng nhân viên. 

3. Tìm kiếm hàng hóa gặp nhiều khó khăn

Phương pháp quản lý thông thường bằng sổ sách truyền thống hoặc excel mất nhiều thời gian kiểm tra để biết số lượng hàng hóa mình cần trong còn bao nhiêu, còn hay hết và hơn hết rất khó xác định vị trí của mặt hàng cần tìm kiếm ở khu vực nào trong kho. Với một kho hàng thiếu tổ chức, sẽ gây ra nhiều vấn đề như: phải tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm hàng hóa, khó di chuyển khi lấy hàng, chuột bọ cắn phá hàng, không kiểm soát được hàng lâu ngày… từ đó tạo khó khăn rất nhiều cho bộ phận kinh doanh khi lập đơn hàng bởi không biết chính xác trong kho còn mặt hàng này không và còn với số lượng bao nhiêu.

Nỗi sợ khi kiểm tra hàng hóa

Kiểm tra hàng hóa có lẽ là nỗi ám ảnh của các nhân viên kho bởi số lượng hàng hóa quá nhiều và có hàng trăm, hàng nghìn chủng loại mặt hàng  với nhiều size số, kiểu dáng, màu sắc. Bên cạnh đó với phương pháp thủ công ghi chép bằng tay thì chất lượng hàng hóa, hạn sử dụng của từng loại hàng hóa khó có thể cập nhật liên tục. Thậm chí, kho hàng gặp phải tình trạng một số mặt hàng bị hỏng, hết hạn sử dụng mà nhân viên kho không hề hay biết.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thông minh hiện đang là xu thế được rất nhiều chủ cửa hàng nhỏ, lẻ quan tâm và lựa chọn thử nghiệm. Tạm biệt nỗi lo tồn kho và thất thoát, kiểm kho nhanh chóng, báo cáo tức thời. Nếu bạn không tin, hay tham khảo ngay tại đây, và tự mình trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng PHỔ BIẾN NHẤT hiện nay.

Tuy nhiên, ngày nay, sự phát triển của khoa học công nghệ cũng đã tạo ra nhiều công cụ giúp cho việc quản lý kho dễ dàng hơn, hiệu quả hơn. Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thông minh hiện đang là xu thế thay thế quản lý thủ công đã cũ, thụ động.  Việc tạm biệt nỗ lo tồn kho và thất thoát không còn là việc khó thực hiện nữa.