Vai trò của Quản lý chuyển đổi trong dự án ERP

Phạm vi của một chiến lược Quản lý chuyển đổi hiệu quả.

Một chiến lược quản lý chuyển đổi hiệu quả cần bao gồm các hoạt động dưới đây:

• - Đào tạo các quy trình sản xuất kinh doanh (quy trình nghiệp vụ - theo luồng công việc) để tạo nền tảng cho việc đào tạo chuyển đổi ERP sau này.

- Đào tạo chi tiết các hoạt động tác nghiệp cho người dùng cuối, thay vì chỉ đào tạo chung chung về giải pháp như giai đoạn ban đầu.

- Đánh giá mức độ sẵn sàng của DN  và xác định các hoạt động quản lý chuyển đổi cần thiết

- Phân tích sự khác biệt trong quy trình sản xuất kinh doanh mà DN đang tác nghiệp hàng ngày so với các quy trình dự kiến khi ứng dụng ERP.

- Phân tích sự khác biệt trong cơ cấu tổ chức, các chức danh cũng như vai trò từng vị trí nhân sự hiện tại của DN và dự kiến sau khi ứng dụng ERP.

- Thực hiện truyền thông thường xuyên tới đội ngũ nhân viên của DN.

- Cần xác định và có chiến lược truyền thông phù hợp với từng nhóm đối tượng, từng phòng ban.

- Xác định những khác biệt mới nảy sinh cũng như những thay đổi của DN trong bước kiểm thử (test) hệ thống ERP (Tại bước này, DN đã đưa hệ thống ERP vào sử dụng thử trong các hoạt động tác nghiệp hàng ngày)

- Tập trung đánh giá hiệu năng hoạt động của hệ thống và những lợi ích thực tế thu được.

Kết quả của một chiến lược Quản lý chuyển đổi hiệu quả

Dự án triển khai ERP với một chiến lược quản lý chuyển đổi hiệu quả sẽ mang lại những lợi ích dưới đây:

- Giảm tổng chi phí triển khai. DN sẽ tiết kiệm được 24% chi phí triển khai nếu có các hoạt động quản lý chuyển đổi hiệu quả. Khi không thể xác định và  tối thiểu hóa phạm vi quản lý chuyển đổi ngay từ giai đoạn đầu của dự án, DN sẽ phải trả giá trong quá trình triển khai, đặc biệt sau giai đoạn Go-live hệ thống.  Sự xáo trộn các quy trình sản xuất kinh doanh, những khóa đào tạo lại hay sự mơ hồ khi xác định hiệu quả hỗ trợ của hệ thống cho các hoạt động cốt lõi của các phòng ban…chính là những điều mà DN sẽ phải đối mặt.

- Đẩy nhanh thời gian triển khai. Các dự án với phạm vi quản lý chuyển đổi được xác định rõ ràng như trên sẽ rút ngắn được 14% thời gian triển khai. Quản lý chuyển đổi hiệu quả sẽ giúp DN đẩy nhanh giai đoạn xác định và thông qua các quy trình nghiệp vụ mới.

- Tăng mức độ hiện thực hóa các lợi ích thu được. Thông thường các dự án ERP chỉ tập trung cho mục đích triển khai đúng tiến độ cũng như ngân sách dự kiến mà không chú ý đến vấn đề tối ưu hóa lợi ích thu được từ hệ thống trong dài hạn. Tuy nhiên, trong một dự án với chiến lược quản lý chuyển đổi tốt, lợi ích thực tế (tính toán được) có thể thu được nhiều hơn 68% so với những dự án không có chiến lược quản lý chuyển đổi cụ thể.

Như vậy, các hoạt động quản lý chuyển đổi cho phép DN có thể tập trung cải thiện các quy trình nghiệp vụ, làm tăng sự thống nhất của đội ngũ nhân viên tác nghiệp với các quy trình mới, cũng như nâng cao hiệu năng hoạt động. Dưới đây là một số thống kê thu được từ kết quả nghiên cứu của hãng tư vấn Panorama về vấn đề quản lý chuyển đổi trong các dự án ERP:

- 94% các dự án triển khai ERP đều có đội ngũ quản lý chuyển đổi riêng

- Tuy nhiên chỉ 21% các dự án có đội ngũ chuyển đổi riêng và có chiến lược quản lý chuyển đổi rõ ràng (như đã nêu ở trên)

- Chỉ 36%  các dự án triển khai ERP tận dụng được tư vấn từ ngoài DN: các hãng cung cấp giải pháp, các đơn vị tư vấn độc lập…