WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM

WMS là gì?

WMS (Warehouse Management System) là một phần mềm kiểm soát và quản lý việc lưu thông hàng hoá của kho bãi và được tích hợp bởi nhiều chức năng. Một WMS cần có những chức năng chính là:

• Quản lý nhập & xuất hàng

• Quản lý kho bãi

• Quản lý bốc & đóng gói hàng hoá

• Quản lý hàng tồn kho

• Quản lý nhân công

• Thiết kế không gian kho

• Quản lý vận tải

• Báo cáo kho bãi

Trước đây, tất cả những chức năng trên đều được doanh nghiệp thực hiện thủ công bằng cách ghi chép, đánh máy hoặc xử lý trên công cụ Excel, điều này dẫn đến xảy ra rất nhiều hạn chế cho doanh nghiệp như: dễ nhầm lẫn, sai sót, tốc độ xử lý dữ liệu không cao, khó nhìn nhận được toàn bộ hệ thống tổng thể một cách tức thời để hỗ trợ các quyết định nhập hàng hay thanh lý hàng hoá. Từ đó dẫn đến việc ra đời của hệ thống phần mềm WMS,

sau đây là một số lợi ích khi sử dụng WMS:

1. Sử dụng tối ưu không gian nhà kho:

Với chức năng tổ chức và thiết kế không gian đặt hàng cho phép nhà quản lý kiểm soát quy trình làm việc một cách dễ dàng, nhằm mục đích đảm bảo hàng hóa trong kho được sắp xếp theo vị trí và thứ tự một cách hợp lý hỗ trợ quy trình nhập và xuất hàng hóa được diễn ra thuận lợi.

WMS có khả năng tạo ra những ngăn kệ hợp lý để tối đa hóa không gian nhà kho, sao cho khi vận tải hàng hoá được chính xác nhất và thuận tiện nhất.

2. Xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác:

Với hệ thống cơ sở dữ liệu lớn và hầu như tất cả thao tác đều được xử lý bằng máy tính nên việc sai sót rất hiếm khi xảy ra. Hơn thế nữa tất cả dữ liệu hàng hoá sẽ được sắp xếp trật tự và bài bảng một cách vô cùng chính xác. Vì WMS hạn chế tối đa việc can thiệp của con người trong quá trình xử lý dữ liệu nên chúng ta có thể yên tâm về độ chính xác và an toàn của nó.

3. Quy trình nhanh chóng, tiết kiệm thời gian:

Trước đây khi muốn nhập hàng người quản lý phải thống kê lại hàng hoá hiện có ở trong kho, hiệu suất bán hàng của sản phẩm đó, ghi chép thủ công lại để nhập và xuất hàng... Thì ngày nay chỉ với một cú “nhấp chuột" là bạn có thể giải quyết được hầu hết các công đoạn quản lý của hàng tồn kho.

4. Hỗ trợ quyết định:

Vì các dữ liệu luôn được thống kê và đánh giá một cách cụ thể và chính xác nên người quản lý sẽ đưa ra quyết định nhập nguyên liệu hoặc hàng hoá một cách vô cùng dễ dàng, và tối ưu hoá quyết định để sao cho đạt hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất, quan trọng là phải kịp thời và đúng thời điểm. Ngoài ra còn giúp hỗ trợ lập mục tiêu dài hạn cho doanh nghiệp, giảm thiểu chi phí

Những lưu ý cần xác định khi sử dụng phần mềm WMS:

• Những loại hàng tồn kho bạn đã và đang chuẩn bị theo dõi là gì? Hàng tiêu dùng, hàng công nghiệp, nguyên liệu thô...?

• Bạn sẽ sử dụng một WMS đơn lẻ hay tích hợp với các Module chức năng khác (POS, Order…)?

• Quy trình quản lý hàng hoá của bạn gồm những công đoạn nào?

• Làm thế nào nhiều người chấp nhận sử dụng phần mềm?

• Cơ sở dữ liệu hàng tồn kho sẽ cần phải đồng bộ với hệ thống phần mềm nào khác?

Trong thực tế phần mềm WMS sẽ còn hữu dụng hơn rất nhiều khi mà doanh nghiệp biết cách khai thác điểm mạnh của nó cũng như kết hợp với những phần mềm khác để tạo ra một quy trình toàn diện nhằm tăng doanh thu, giảm chi phí và tối ưu hoá hệ thống quản lý của doanh nghiệp.

(Còn tiếp)